De nio olika misstagen har delats upp i kategorierna Noob/Pro/Hacker och Siffror/Människor/Verktyg. Begreppet Noob/Pro/Hacker har tagits från spelvärlden och beskriver hur olika erfarenhetsnivåer kan leda till misstag. Siffror/Människor/Verktyg är olika komponenter i en planeringsprocess.
Bloggserien är baserad på ett webinar av Anders Bergek och 1Company.
Misstag #4: För mycket detaljer
Nivå: Pro
Kategori: Siffror
Less is more.
Det stämmer faktiskt ganska bra när det kommer till siffersidan, för det är lätt hänt att det blir alldeles för mycket detaljer. Planen hanteras som en bokföring och varenda beräkning måste vara helt korrekt. Allt ska stämma!
Många företag måste påminnas om att en plan och en redovisning är två helt skilda saker. Ett exempel på det är när vi höll en workshop för en av våra fantastiska kunder som skulle lägga om sin budgetprocess. Varenda sak var viktig och de grävde ner sig i detaljerna gång på gång.
Diskussionen gick ungefär så här:
“Jo, men vi måste ju ta hänsyn till att region väst har en lite annan pensionsmodell!”
“Och region Syd har en extra semestervecka, det påverkar ju periodiseringen!”
Till slut var vi tvungna att fråga om de verkligen styr verksamheten på den här nivån. Vi fortsatte att fråga samma sak om och om igen, tills de började förstå vad vi försökte få fram. De började nicka medhållande och svarade:
“Det är nog bra att vi inte gräver ner oss i för mycket detaljer.”
Bingo! Det är precis rätt sätt att tänka om budgetprocessen, för det är inte bokföring eller uppföljning, utan en plan som inte behöver vara 100 procent korrekt. Huvudsaken är att man får igenom tankearbetet och att alla som är involverade i processen får tänka till om vad de vill. Att räkna rätt på öret är inte vad det handlar om, utan i de flesta fall är det bättre att utelämna detaljer eller stanna på en högre aggregeringsnivå.
Det finns en intressant statistisk syn på detta. Bryter man ner saker för mycket är det lätt att få en aggregerad felproblematik. Säg till exempel att vi lägger beläggning på konsulter i en konsultorganisation. Vi sätter beläggningsgrad och snittpris på varenda individ och har stenkoll på allting. Men det är inte säkert att summan av det är mer korrekt än ett aggregat (estimat) som görs på totalnivå. Utan det är ofta lättare att estimera och prognostisera något på en högre nivå än på en detaljerad nivå.
Det här ser man ofta i organisationer där ekonomiavdelningen kan ha en egen budget eller prognos som de lägger för hela organisationen på totalnivå. Budgeten stämmer ofta väldigt bra och visar en sannolik bild över var saker och ting är på väg.
En plan som har mindre detaljer kan därför ge en mer realistisk bild över verksamheten. Fel kommer alltid att uppstå, men det är bäst att bara acceptera dem och hantera det i uppföljningsarbetet.
För att sammanfatta problemet:
Misstag #4 är att gräva ner sig i detaljer och behandla planen på samma sätt som redovisningen. Då missar vi den viktiga helhetsbilden som ofta ger en mer sannolik bild över var verksamheten är på väg. Lösningen är att planera på en högre nivå och att försöka ha lägsta möjliga detaljnivå.
Missa inte del fem av vår bloggserie där vi går in på pro-kategorin “människor” och reder ut vad som kan hända när en budgets syfte inte är samma sak för alla involverade.
Misstag #5: Förutsätta att syftet är känt
