Att lägga budget är ofta förknippat med stress och ovilja. Verksamheten kan känna sig mer eller mindre tvingade att genomföra arbetet och nyttan med budgeten blir allt som oftast hårt ifrågasatt. Här har vi delat med oss av våra erfarenheter kring vanligast förekommande problem som organisationer stöter på i sitt budgetarbete.
1. SVÅRT ATT FÅ ENGAGEMANG FRÅN VERKSAMHETEN OCH OKLART SYFTE MED BUDGETEN
Budgetarbete är inte sällan förknippat med ett "nödvändigt ont". Ofta blir de som ansvarar för budgetarbetet mer eller mindre tvungna att utöva påtryckningar för att delar av verksamheten skall lägga sin budget i tid, eller över huvud taget. Ur deras perspektiv finns det viktigare saker att syssla med och budgeten blir dessutom snabbt inaktuell. Ofta används budgeten även för verksamhetsstyrning som kostnadskontroll, bonusgrundande underlag eller annat. Oavsett så är det inte helt klart för verksamheten varför budgeten egentligen behövs. Har ledningen svårt att få verksamheten lägga budget så blir det inte lättare att utöka budgeten med tex rullande prognos, något som för många organisationer är det viktigaste i verksamhetsstyrningen eftersom prognosen uppdateras löpande för att reflektera ändrade förutsättningar.
Vad kan göras för att öka engagemanget?
2. DÅLIG ÖVERBLICK
Det är ofta svårt att få till en helhet. Den enskilda verksamheten kan ofta få ihop en tydlig bild över vilka kostnader som finns och om intäkterna räcker för att täcka dessa. Ur ett större perspektiv blir det lite svårare. Hur aggregeras budgeten på bästa sätt? Vilka intressenter finns till budgetprocessen och får de tillgång till information som är anpassat för just dem?
3. SVÅRT ATT FÖRSTÅ
Budgeten kan ofta bli väl ekonomteknisk eftersom det oftast är ekonomerna som ansvarar för budgeten. Folk ute i verksamheten förstår inte alltid det språk och de siffror som förmedlas. Kanske har verksamheten bara belopp på ett gäng olika konton att tillgå. Är det svårt att förstå hur budgeten kom till så minskar förtroende och syftet med budgetarbetet försvinner. Varför skall vi använda negativa intäkter? Vad innebär detta kontot? Osv. Frågorna blir många.
4. FÖR MYCKET MANUELLT ARBETE
När väl de enskilda verksamheterna fått ihop sin detaljbudget skall detta aggregeras till en högre nivå. Många tekniska lösningar har svårt med detta och erbjuder inget enkelt sätt att konsolidera budgeten på ett tillfredställande sätt. Därför är det inte ovanligt att ekonomer lägger väldigt mycket tid i slutet av budgetprocessen med manuell konsolidering av siffror.
5. VÅGAR JAG LITA PÅ SIFFRORNA?
Beroende på hur processen ser ut, hur involverade olika ansvariga personer ute i verksamheterna är, eller vilket verktyg som används blir det ibland svårt att fullt ut lita på det som producerats. Är det dessutom många personer involverade i processen ökar risken för fel. Med ett begränsat systemstöd minskar tilliten till det producerade materialet. Vilka underlag användes? Är alla beräkningar som ligger som grund för det budgeterade resultatet korrekt? Vilka referenser användes i processen och är dessa tillförlitliga?
Känner du igen dig i problemställningarna? Hör av dig till oss så kan vi prata mer.
