De nio olika misstagen har delats upp i kategorierna Noob/Pro/Hacker och Siffror/Människor/Verktyg. Begreppet Noob/Pro/Hacker har tagits från spelvärlden och beskriver hur olika erfarenhetsnivåer kan leda till misstag. Siffror/Människor/Verktyg är olika komponenter i en planeringsprocess.
Bloggserien är baserad på ett webinar av Anders Bergek och 1Company.
Misstag #2: Alla kan väl ekonomi
Nivå: Noob
Kategori: Människor
Det är lätt att utgå från sig själv och förutsätta att alla kan ekonomi, men i en verksamhet är det inte en självklarhet att alla är lika ekonomikunniga.
Något som kan försvåra för personer som inte är ekonomikunniga är när kontoplanen används för att titta på en verksamhet. Eftersom man vanligtvis bokför kostnaderna på konton är det ofta där man vill kontrollera att pengarna inte springer iväg. Är det kostnadsorienterat så blir det ofta kontoorienterat. I verkligheten kan det dock vara helt andra nyckeltal och volymsiffror som är viktiga.
Kostnader kan dessutom påverkas av olika saker. Ett exempel är hur personalantalet påverkar kostnaderna för exempelvis IT. Ytterligare ett exempel är att försäljningsarbetet kan behöva minskas ibland för att inte överskrida kostnadsbudgeten.
Vad är då lösningen på misstag #2?
Det kan vara bra att forma budgeten utifrån organisationens ekonomiska kunskaper, samtidigt som det kombineras med utbildning för att höja hela organisationens kunskapsnivå.
För att överbrygga kunskapsskillnaderna kan verksamheten centralisera kostnadsbudgeteringen genom att hålla avstämningar med chefer istället för att låta dem lämna in siffror. Ekonomiavdelningen kan göra en stor del av arbetet, samtidigt som de fungerar som en stödfunktion och rör sig närmare resten av organisationen.
Det kan vara bättre att anpassa budgeten efter den typ av siffror som resten av organisationen förhåller sig till. Att arbeta med drivare kan göra det enklare för hela organisationen att förstå budgeten.
Ett exempel på hur kostnadsdrivare kan användas:
En hotellkedja som vi på Konstrukt pratade med nyligen tittade mycket på kostnadsdrivare baserat på antal gäster, per rum eller i procent av andra konton. De såg att de korrelerade starkt och hade kostnadsdrivare den vägen istället. Det gjorde att det blev mycket lättare för resten av verksamheten att se hur det påverkade resultatet.
För att sammanfatta det hela:
Misstag #2 är att ta för givet att alla har samma kunskaper om ekonomi och att bara använda kontoplanen för att titta på verksamheten. Genom att utbilda, centralisera kostnadsbudgeteringen och använda kostnadsdrivare kan vi undvika detta noob-misstag.
Missa inte del tre i vår bloggserie där vi går in på kategorin “system” och undersöker hur fel verktyg kan leda till en krånglig process och missnöjda användare.
Misstag #3: Inte använda rätt verktyg
