De nio olika misstagen har delats upp i kategorierna Noob/Pro/Hacker och Siffror/Människor/Verktyg. Begreppet Noob/Pro/Hacker har tagits från spelvärlden och beskriver hur olika erfarenhetsnivåer kan leda till misstag. Siffror/Människor/Verktyg är olika komponenter i en planeringsprocess.
Bloggserien är baserad på ett webinar av Anders Bergek och 1Company.
Misstag #6: Acceptera manuellt arbete
Nivå: Pro
Kategori: System
Många av er som läser kommer säkert känna igen det här problemet. Controllers hamnar ofta i kläm och fastnar med extrajobbet att rätta till budgetar. Det kan handla om att hjälpa kollegor att göra klart sin budget, att rätta till siffror och otroligt mycket stansande. Alldeles för ofta finns det inte integrationer och då får man sitta och stansa in siffror från andra system.
Problemet är att en process ska vara mycket enkel att upprepa. För med planering är det inte resultatet som är det största värdet, utan att processen ska göras om och om igen. Om ni kör rullande prognoser måste processen designas, så att den är så enkel som möjligt att repetera.
Det är inte enkelt när en controller måste fixa till allt, men det slösar även tid att få fram rätt siffror för framtida perioder och hela processen kan bli försenad. En planeringsprocess måste ha en kort turnaround-tid och det ska inte ta flera veckors arbete för ekonomiavdelningen att göra det jobb som krävs för en budget- och prognosprocess. Det leder bara till långa ledtider och då blir det inte samma värde längre.
För att undvika behovet av manuellt arbete kan ni ta bort en detaljnivå för att göra processen enklare och snabbare. Mindre detaljer gör att färre misstag sker och att det går snabbare att färdigställa planen. Det finns även flera andra fördelar med att använda minimala detaljer, och du kan läsa mer om det i vår bloggpost Misstag #4: För mycket detaljer.
Att sätta upp integrationer eller att läsa in utfall på fil gör att ni kan undvika stansandet.
Så, för en process som går att upprepa, är snabb att genomföra och som behåller sitt värde måste ni minimera det manuella arbetet.
För att sammanfatta det hela:
Misstag #6 är att acceptera manuellt arbete som är tidskrävande och leder till förseningar eller fel. Lösningen är att förenkla planen genom att ta bort detaljer, designa en process som går att upprepa och att sätta upp integrationer.
Missa inte del sju i vår bloggserie där vi går in på Hacker-kategorin “siffror” och tar reda på vad som kan hända när man alltid utgår från vad man har gjort tidigare och stänger dörren för innovation.
Misstag #7: Lämnar inget utrymme för innovation
