De nio olika misstagen har delats upp i kategorierna Noob/Pro/Hacker och Siffror/Människor/Verktyg. Begreppet Noob/Pro/Hacker har tagits från spelvärlden och beskriver hur olika erfarenhetsnivåer kan leda till misstag. Siffror/Människor/Verktyg är olika komponenter i en planeringsprocess.
Bloggserien är baserad på ett webinar av Anders Bergek och 1Company.
Misstag #5: Förutsätta att syftet är känt
Nivå: Pro
Kategori: Människor
Alla känner till varför vi gör en budget.
Att utgå från det är ett klassiskt misstag, men många brukar bli irriterade när vi frågar om alla vet vad syftet är med budgeten. Men såklart de vet varför de gör en budget brukar svaret vara.
Men när man börjar gräva lite i det märker man ofta att det inte är lika glasklart. Vissa tror att planen är en kostnadskontroll, andra att det är en verksamhetsplan eller att den är till för att hålla koll på kommande investeringar. Sedan finns det några som tror att bonusarna är baserade på siffrorna, att styrelsen måste ha ett underlag eller att budgeten ska låta verksamheten gissa sig fram till var den är på väg.
En budget som används till för många syften samtidigt är inte särskilt effektiv, utan det är alltid bättre att göra flera olika planer. En plan passar helt enkelt inte till allt.
Jag hade en kund som hade en väldigt detaljerad budget som de ville rapportera till styrelsen, men den stämde inte riktigt med vad de ville rapportera. De valde att plugga den, det vill säga att lägga in mellanposter, men det kan vara ett varningstecken och fungera ganska dåligt. Det går bra att använda pluggar i vissa fall, men det är alltid bättre att vara transparent med dem.
Så, använd inte siffrorna till allt, utan var klara med vad de ska användas till. Innan en planeringsprocess kan designas är det viktigt att ställa rätt frågor. Vad är syftet med den här budgeten, bör vissa siffror täckas av en annan process och är syftet klart för alla som använder planen?
Som vanligt när det kommer till planering gäller mottot “less is more”. Ställ upp alla syften och stryk de som inte är absolut nödvändiga. Jag har märkt att det ofta blir fel när bonusar och personliga ersättningar involveras, så det bör ni vara extra uppmärksamma på.
En kort sammanfattning om problemet:
Misstag #5 är att förutsätta att syftet med planen är känd och att använda samma plan till för många syften. Lösningen är att utreda vad planens syfte är, att skala bort alla onödiga syften och skapa flera andra processer om det behövs.
Missa inte del sex av vår bloggserie där vi går in på pro-kategorin “system” och tar reda på varför det är viktigt att inte arbeta manuellt med processen.
Misstag #6: Acceptera manuellt arbete
