Pandemin har tydliggjort vilka misstag vi har begått med vårt sätt att planera, hantera och organisera samhällen och företag på. När framtiden är oviss finns det ett stort behov att reagera på och lära från pandemin eller andra oförväntade händelser. Trots att vi bara kan utvärdera situationen till fullo i retrospekt, så är det en bra idé att öka verksamhetens proaktiva förmåga att hantera den ständiga risken för störningar och kriser i framtiden.
Värdet av en förbättrad förmåga är snabba beslut och reaktioner, tillsammans med minskade kostnader och mindre tid som spenderas på en onödigt detaljerad årsplanering. Traditionell budgetering som innebär en stor kraftsamling i processen under hösten inför nästkommande år ger inte bara lite värde, utan det leder även till att organisationen får en minskad anpassningsförmåga. Dessutom blir budgeten väldigt snabbt inaktuell.
Beslutstagande i realtid är här för att stanna
Istället för att utföra en rigid budgetprocess baserat på saker som inte kan förutspås eller kontrolleras, bör företag övervaka verkligheten regelbundet och arbeta mer med trendanalyser och löpande prognosarbete under kalenderåret istället.
Prognoser kan sedan justeras baserat på ny information och erfarenheter, samtidigt som de kan utformas utifrån hur snabbt verksamheten reagerar. Många organisationer har fattat beslut under pandemin genom den metoden. De har agerat, analyserat och korrigerat i fas med verkligheten. Emellertid vet vi inte vad rätt beslut var, innan vi kan följa upp konsekvenserna över en längre tidsperiod.
För att kunna förändra, reagera och ta beslut i realtid gäller det att använda ett planeringsverktyg som är flexibelt. Till skillnad från Excel så samlar ett molnbaserat verktyg som Konstrukt in data automatiskt från användarna. Datan valideras och kontrolleras från molnet, så manuell konsolidering är inte längre nödvändigt. Dessutom är möjligheterna till integration med övriga verksamhetssystem goda.
COVID-19 ifrågasätter budgetprocessens status quo
Att överge en fastställd budget eller plan kan ses som ett misslyckande, dock kan även obeslutsamhet i kristider resultera i än värre konsekvenser. En traditionell budget kanske fungerar som en fast plan när framtiden är förutsägbar, men den är ineffektiv i en verklighet som hastigt förändras. Det hela handlar om att verksamheten måste kunna agera snabbt nog för att möta omvärldens förändringar.2021 års budget är väldigt snart oanvändbar, så mycket beror tex av hur fort vaccin når marknaden och hur konjunkturen återhämtar sig, men vad vet vi om det just nu? Det är inte för sent att förbereda sig inför framtiden. Många av oss förstår vilket slöseri denna höstbudget har varit, men det räcker inte. I dag kanske vi kallar det för radikal förändring att förbereda inför framtidens oförutsedda händelser, men i morgon kommer allt gå vidare som vanligt.
Steg för att förbättra din budgetprocess
Allt som behövs för att utveckla de oförenliga målen i budgetprocessen till tre separata delar och förbättra alla tre är (1) en process för beslutstagande och resursfördelning som (2) innebär att följa upp och övervaka företaget och göra prognoser, och (3) hur man sätter mål, evaluerar och belönar prestationer.
Detta förslag beskrevs först av Bjarte Bogsnes och tillämpningarna i Borealis och Equinor (f.d. Statoil) i hans bok “Implementing Beyond Budgeting”.
Börja med att övervaka dina verkliga siffror genom att kolla på glidande medelvärden eller glidande totaler. Ett retrospektivt perspektiv på 12 och 3 månader är tillräckligt att börja med, för att sedan justera till din affärsrytm.
Försök sedan att identifiera värdedrivare och kostnadsdrivare och övervaka hur de utvecklas. Antagligen genom att jämföra mot kollegor eller genom att följa trender. När du vet var du har varit och kan ge en ungefärlig uppskattning om var du är på väg, så är det dags att börja med strategisk resursfördelning.
En sak att överge är onödig administration och internfakturering. En annan är att definiera verkliga kostnads- och resultatenheter. Personer och arbetslag ska bara hållas ansvariga för vad de kan påverka. Slutligen ska du arbeta med dina investeringsportföljer som produkter, tjänster och marknader istället för att fokusera för mycket på att skära ner kostnader genom att sätta orealistiska försäljningsmål.
De här stegen som är baserade på Beyond Budgetings koncept har visat sig vara tillräckligt pålitliga för att stå emot den pågående pandemin.
Förslag inför framtidens planering
Vi kan förvänta oss att COVID-19 kommer att förändra beteenden för både individer, företag och samhällen. Områden såsom e-handel, nätbaserad utbildning och publika hälsoinsatser kommer sannolikt att utvecklas. Det är också sannolikt att företag kommer att förändra sin leveranskedja för att inte längre vara beroende av några få leverantörer och stora fabriker som bara fokuserar på stordriftsfördelar.Vad som behövs är riskdiversifiering och organisatorisk motståndskraft. Frågan är om förändringarna även kommer att utveckla hur chefer och ekonomiavdelningar hanterar och planerar inför framtiden. Behovet att se bortom traditionell budgetering har aldrig varit mer tydligt än nu.
Låt därför traditionell budgetering bli ett offer under denna pandemi. Då kan du bli hjälten i framtiden.
